会议交通保障应该引起高度重视，否则，会干扰会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。交通保障的主要任务是车辆组织、用车制度、派车管理、车辆调度、租车管理、用车检查和驾驶人员的管理。如果会议住地距会场较远，必须有车辆接送与会代表，要与会人数尽可能组织足够的车辆，以保证会议的需要。对于集体活动用车，因为车人多，必须加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶员的管理，保证与会人员按号入座，有序乘车。不敷乘坐时，可以租车。零星用车，必须建立用车制度，规定用车的范围和任务，履行批准手续。至于领导干部用车，则应按规定予以保证。
长沙租车要注意的细节：
（一）租车前您应先了解想租的车型的性能，价格及租车所需证件
。（二）电话预订时需要您留下详细的相关信息，已备不时之需。
（三）预订最好提前1-2天，预订周末的车辆需要提前2-3天。
（四）用车天数应定最少天数，如不够用应提前在还车时间之前电话续租。
（五）提车时，需带全所有证件，大部分证件都要原件。
（六）签署合同前应仔细浏览合同的内容后再签字。
（七）发车和还车验车时应仔细查看，确认无误后再签署单据。
（八）驾驶车辆时注意安全行使。
（九）一旦发生事故，应尽快通知相关部门，一定要有交警的事故判定书或是安委会的证明，这两样是保险理赔所必须的证明。保险一定要在第一时间通知，最迟不能超过24小时。